Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

Внешний вид и содержание разделов

Трудовая книжка соответствует своему названию и понятию. Это, действительно, небольшая книжка, которая включает:

  1. обложки;
  2. титульного листа;
  3. 10 разворотов основной части;
  4. 10 разворотов сведений о поощрениях за достижения в трудовой сфере.

Как обложка, так и титульный лист выглядят одинаково: гербом Российской Федерации и заглавной надписью «Трудовая книжка».

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Отличие титульного листа в том, что на нем можно прочесть данные о владельце:

  • инициалы и дата рождения;
  • уровень полученного образования и присвоенная по его итогам профессия.

Отдельной строки удостаивается подпись владельца, как подтверждение правильности внесенной информации.

ВАЖНО! Трудовая книжка не дается с рождения или с наступлением определенного возраста. Начальное заполнение (оформление) трудовой книжки и записей в ней – работа, возлагаемая на первого работодателя. Также в его обязанности входит заверение трудовой книжки печатью организации.

Пустой бланк первой трудовой книжки это официальный документ, утвержден законом и покупается с предъявлением доверенности на покупку трудовой книжки. Она существует для того, чтобы минимизировать махинации и подделки.

«Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» – основные разделы трудовой книжки.

Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

Их структура абсолютно одинакова, они представлены в табличной форме.

Заполнение этой таблицы дает полное представление обо всех трудовых отношениях конкретного работника.

Для структуризации и упорядочивания вносимых данных таблица имеет столбцы:

  1. номер записи (№ записи);
  2. дата ее внесения;
  3. информация обо всех изменениях трудового положения (будь-то прием/увольнение, удостаивание награды за успехи в труде и т.д.);
  4. реквизиты документа, на основании которого принято решение сделать запись.
ВАЖНО!

При допущении ошибок и описок может потребоваться установление факта принадлежности трудовой книжки владельцу. Он может подать заявление в суд о признании его законным владельцем спорной трудовой книжки. В соответствии со

ст. 264 ГПК РФ

в судебном порядке устанавливаются факты принадлежности правоустанавливающего документа.

Для лиц, чья трудовая деятельность особо активная, а трудовой путь имеет множество ступеней, актуален вопрос о вместимости трудовой книжки. Что делать, если место кончается, и записи вносить уже некуда? Вкладыш в трудовую книжку – решение проблемы. По форме он похож на основной документ.Правила заполнения вкладыша:

  1. Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужнатитульный лист заполняется фактическими данными, а не теми, которые указаны на трудовой книжке.

    Делается это потому, что к тому моменту, когда возникла необходимость во вкладыше, работник может сменить фамилию, повысить уровень образования и т.д.;

  2. дата заполнения ставится фактическая;
  3. заверение печатью организации и подписью сотрудника, заполняющего данные обязательно;
  4. количество вкладышей на одного человека законом не ограничено.

Что представляет из себя электронная трудовая книжка

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

  • Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

Ведите учет сведений о трудовой деятельности работников в Контур.Персонале

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

  1. Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
  2. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
  3. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
  4. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

На самом деле, привычная система бумажного документооборота по трудовым книжкам действительно имеет много недостатков:

  • Некорректное ведение трудовой книжки работодателем может повлечь за собой серьезные проблемы;
  • Бумажный носитель может быть испорчен или утерян, что чревато утратой важной информации;
  • Нередки случаи, когда недобросовестный работодатель в случае конфликта с работником «берет в заложники» его трудовую книжку, искусственно создавая препятствия к ее выдаче;
  • Необходимость организовать передачу трудовой книжки при географически удаленном расположении работодателя. Отправлять почтой – риск, курьерская служба или личная поездка – дополнительные расходы;
  • Возможность махинаций: более одной трудовой книжки у человека, подделка записей и т.д.
Еще по теме  Купля-продажа земельного участка – МФЦ «Мои документы»

Электронный формат трудовой книжки имеет целью устранение всех этих недостатков. С переходом на новую версию нам обещают следующие преимущества:

  • Минимизация ошибок в записях о трудовой деятельности;
  • Точное и корректное ведение трудовой книжки;
  • Удобный дистанционный доступ ко всем нужным сведениям;
  • Прозрачность: обладая возможностью доступа к базе в любое время и в любом месте, человек может лично контролировать корректность вносимых сведений;
  • Высокая безопасность хранения личных данных;
  • Упрощение процесса дистанционного трудоустройства;
  • Возможность удаленного оформления пенсий;
  • Снижение издержек, связанных с бумажным документооборотом.

Из названия «электронная трудовая книжка» может сложиться ошибочное мнение, что это будет прежний документ на некоем электронном носителе. На самом деле новая система трудовых книжек представляет собой единую цифровую информационную базу Пенсионного Фонда РФ. Доступ к личной информации сотрудника будет только у самого сотрудника, его работодателя и, собственно, ПФР.

Российская трудовая книжка нового образца

С 1 января 2004 года стали использоваться бланки трудовых книжек нового образца, которые оформляются работникам, впервые поступающим на работу. Вместе с тем документы ранее установленных образцов (1938,1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников являются действительными.

Новая российская трудовая книжка отличается от предыдущей своим размером и отсутствием раздела для сведений о назначении пенсии. В то же время разделы о наградах и поощрениях объединены в один. Также среди изменений нужно отметить наличие на обложке и титульном листе герба России, а в графе «Сведения о работе» теперь будет вноситься запись о квалификации работника. Несколько уменьшен формат документа и добавлены страницы, вместо 40 их стало 44.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Трудовая книжка нового образца снабжена дополнительными средствами защиты от подделки:

  • специальная бумага, имеющая водяной знак;
  • надпись «Трудовая книжка», которая светится в ультрафиолете;
  • специальный шов, скрепляющий листы бланков

Пожалуй, самое распространенное опасение – надежность сохранности персональных данных, содержащихся в электронной базе ПФР. С одной стороны, ПФР заявляет об исключительной надежности их систем безопасности, с другой – за последние годы имели место случаи взлома и утечки информации из мест, считавшихся эталоном информационной безопасности.

Еще один весомый минус – возможные сбои электронной системы. Практически любая система такого масштаба периодически сбоит, особенно вначале. Отличным примером является недавний переход на электронную запись на медицинские услуги муниципальных поликлиник. Сбои в работе единой базы чреваты утратой или искажением персональных данных, что потенциально может иметь для человека крайне неприятные последствия.

В перечне плюсов, приведенных в начале нашего материала, есть пункт «минимизация ошибок в информации о трудовой деятельности». Внимательный читатель, возможно, уже обратил внимание, что в нем использовано расплывчатое слово «минимизация», а не «абсолютное исключение». Это означает, что возможность попадания в информационную базу ошибки при перенесении сведений от работодателя в ПФР всё-таки сохраняется. Предполагается возможность урегулирования таких случаев через суд, но вряд ли кому-то данная перспектива покажется заманчивой.

Целью реформы, среди прочего, является снижение связанной с кадровой отчетностью нагрузки на работодателя. Возможно, в отдаленной перспективе так и будет. Однако в первое время, скорее всего, эффект будет прямо противоположным: пока новая система не доказала свою надежность, многие работники не собираются отказываться от бумажных трудовых книжек, а значит – кадровикам придется выполнять двойную работу.

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

  1. В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
  2. Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
  3. Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года.

Еще по теме  Увольнение работника: 7 оснований для расторжения трудового договора

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

Подготовить форму СЗВ-ТД в Контур.Персонале

С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.

трудовая книжка

Форма отчета СЗВ-ТД

Классифицируются трудовые книжки по годам и сериям. На сегодняшний день в РФ действительными являются 3 формы трудовых книжек:

  • 1938 года;
  • 1973 года;
  • 2003 года.

Они немного различаются по внешнему виду и структуре, но, ни одна из них не требует замены. Книжки, выпущенные до 1 января 2004 года, соответствуют старому образцу, после – новому.

Основные отличия заключаются:

  • в размере;
  • в количестве страниц;
  • в способах защиты.

Трудовые книжки нового образца меньше в размерах, имеют 40 страниц (а не 44 как раньше), лучше защищены водяными знаками, специальными возможностями полиграфии.

Голограмма в трудовой книжке появилась как эксперимент в 2008 году. Она необязательна для использования и представляет собой дополнительную защиту книжки от подделок.

Назначение трудовой книжки

Трудовая книжка предназначена:

  1. Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужнадля сбора и хранения информации о трудовом стаже работника;
  2. для отражения причин увольнения, данных о наградах и поощрениях;
  3. для хранения информации, используемой при расчете пособий;
  4. аккумуляции данных о периодах работы, занимаемых должностях и т.д.

Трудовая книжка десятилетия назад имела гораздо большее значение, чем сегодня в России. Без нее практически невозможно было доказать стаж работы, а ее утеря была настоящей трагедией. Сегодня значение трудовой книжки для доказательства стажа снизилось, так как можно получить данные из системы учета ПФР.

Стаж работы в трудовой книжке, которая была утеряна, можно подтвердить другими документами. Однако при сохранности трудовой книжки, это сделать гораздо проще.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Работодатели чаще всего изучают содержание трудовой книжки претендента: опыт работы, успехи, причины увольнения. Опять же, эта информация может быть получена из резюме, что немного ослабляет значение трудовой книжки в регулировании трудовых отношений в настоящее время.

В каком возрасте можно завести её?

Возраст, со скольки лет можно и нужно заводить трудовую книжку, равен возрасту, с которого работник впервые заключил трудовой договор.

Статья 63 ТКРФ устанавливает минимальный возраст – 16 лет — в общих случаях. Однако законом предусмотрены исключения:

  • с 15 лет работающим в условиях легко труда;
  • с 14 лет при согласии родителей (опекунов);
  • для работы в кинематографии, театре, организации концертов – ранее 14 лет при определенных условиях.

Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

Таким образом, трудовая книжка может быть заведена в любом возрасте, если это не противоречит законодательству РФ.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2020 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Проверить себя

Необходимость сегодня

Многочисленные споры о нужности/ненужности трудовой книжки не утихают до сих пор. Сторонники двух противоположных взглядов пытаются обосновать верность своей позиции.

Однако окончательной отмены еще не произошло и отработанная система трудовых отношений все же предусматривает наличие трудовой книжки у каждого работника. Кроме основного предназначения она требуется в виде заверенной копии:

  1. для одобрения кредита;
  2. для оформления ипотеки;
  3. для оформления загранпаспорта;
  4. для иных целей.

Основным значением трудовой книжки на сегодняшний день является освобождение от сбора документов, которое предстоит тому, у кого трудовой книжки нет.

Работа по трудовому договору без трудовой книжки осуществляться может . Например, на срок отсутствия сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком. Такие договоры, как правило, носят временный характер.

До сих пор трудовая книжка, согласно статье 66 ТК РФ, «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника», однако многие функции этого документа уже давно взял на себя трудовой договор и система персонифицированного учёта в ПФР.

Еще по теме  Что входит в состав и как посчитать общий трудовой стаж по книжке

Так, с 1 января 1997 года учёт стажа и работы россиян ведут ФСС и Пенсионный фонд — так что оформление пенсии, прежде невозможное без трудовой книжки, уже от неё не зависит. Сейчас любой желающий может бесплатно получить выписку о своём стаже из данных ПФР. Кроме того, доказательством работы служат копии приказов о принятии на работу и об увольнении.

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Помимо продолжения ведения бумажных трудовых книжек для написавших соответствующее заявление сотрудников, у работодателей появится дополнительная обязанность – новый отчет в ПФР. Отчет СЗВ-ТД, полное название которого – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», должен быть предоставлен не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.

  • прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • изменение наименования работодателя;
  • присвоение сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
  • увольнение;
  • запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности на основании постановления суда.

Как проверить подлинность ТК?

Подлинность трудовой книжки старого образца можно проверить исключительно по серии и году выпуска. Новые образцы гораздо более серьезно защищены. Их подлинность проверяют по серии, номеру, голограмме, водяным знакам, особенностям бумаги.

Подлинность записей, сделанных в трудовой книжке, проверяют по правильности заполнения и наличию печати организации.

Восстановление документа

В случае утери трудовую книжку можно восстановить. Процесс восстановления проходит в несколько этапов:

  • подача заявления о выдаче дубликата трудовой книжки по последнему месту работы;
  • сбор работодателем необходимых данных с предыдущих мест работы заявителя;
  • создание и выдача дубликата заявителю.

Если работодатель ликвидирован, восстановление возможно через Пенсионный Фонд РФ,государственный архив или суд.

Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

При утере трудовой книжки работники с небольшим стажем зачастую предпочитают не восстанавливать, а заводить новую. Иногда после этого утерянная книжка благополучно находится, и тогда у работника их оказывается две.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Напрямую закон не запрещает иметь две трудовые книжки. Зачем? Даже обнаружение этого факта, владельцу никаких санкций не грозит. Однако в процессе подтверждения стажа могут возникнуть проблемы с его доказательством, кто знает сколько ещё у человека есть книжек.

Таким образом, трудовая книжка – важный документ, подлежащий строгой отчетности и сейчас и содержащий сводные данные о трудовой деятельности работника. Она позволяет избежать проблем с начислением трудового стажа, определением предыдущих мест работы и многое другое, поэтому ее значение трудно переоценить.

Порядок работы на предприятиях

Для обеспечения сохранности, порядка и статистики на предприятиях ведется журнал учета трудовых книг. Он представляет собой таблицу, графы которой отражают все этапы движения трудовой книжки: от приема (при устройстве на работу) до выдачи. Каждое действие по инструкции сопровождается подписью владельца и ответственного сотрудника.

ВАЖНО! Ошибки и описки в трудовых книжках недопустимы. Испорченные ошибками бланки трудовых книжек и вкладышей списываются. Списание трудовых книжек – ежемесячная процедура.

Бывает, работнику нужна конкретная информация об определенном периоде работы, для чего, чтобы не копировать все страницы, делается выписка из трудовой книжки. В конце выписки должна быть запись о том, что работник трудится на предприятии по сегодняшний день. Готовая выписка должна быть заверена ответственным сотрудником организации.

Действия с трудовой книжкой при увольнении не дают работодателю простора для творчества. Они строго регламентированы. Согласно ТКРФ выдача трудовой книжки обязательна в день увольнения.

Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

Если увольняемый просит передать трудовую книжку через третьих лиц, сделать это можно при наличии у них доверенности. Иначе, в случае утери, ответственность лежит на работнике, выдавшем документ.

Когда работодатель не выдал трудовую книжку по своей вине в положенный срок, он обязан выплачивать заработную плату за задержку в пользу увольняющегося сотрудника (ст. 233 ТК РФ).

ТК РФ, Статья 233. Условия наступления материальной ответственности стороны трудового договора

Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.

Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.

Законы

«Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» утратила силу.

Трудовая книжка часто становится предметом судебных разбирательств. Судебная практика по вопросам трудовых отношений, и решении дел, касающихся трудовых книжек богата и разнообразна.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Таким образом, трудовая книжка – уникальный документ, которые накапливает сводные данные о трудовом стаже и опыте работника. Ее значение трудно переоценить, ведь только в ней собран весь трудовой путь человека в кратком, понятном, объективном изложении.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector