Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Мнение работника при составлении графика отпусков

Что он содержит

Назначение его — отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков — процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов — от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

По какой форме составить график

Напомним, что до 2013 г. у работодателей не было выбора, по какой форме составлять график отпусков. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст.

9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмот­ренные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Есть и другой вариант — взять за основу привычную форму № Т-7 и добавить в нее дополнительные графы либо столбцы или, наоборот, убрать ненужные для организации.

Мнение работника при составлении графика отпусков

График утверждает руководитель организации с учетом мнения профсоюзного органа, если таковой имеется (ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа — о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Форма Т-7

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс — подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона — работник — законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска — дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция «разрешить» с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить — «ознакомлен и согласен» — точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка — «ознакомлен и согласен» — и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по «кускам». Таким образом, экономится рабочее время.

Учет пожеланий работников

При составлении графика работодатель обязан учитывать пожелания всех работников по поводу предоставления отпусков, однако принимать решение о конкретном времени отпуска он имеет право по собственному усмотрению. Однако есть некоторые категории работников, кому положен отпуск в любое удобное время независимо от желания работодателя (ст. 123 ТК РФ). Перечень отдельных категорий дан в табл. 1.

Мнение работника при составлении графика отпусков

Таблица 1. Категории работников, которым положен отпуск в любое удобное для них время

Перечень льготных категорий

Основание для предоставления отпуска в любое время

Примечание

Несовершеннолетние работники (в возрасте до 18 лет)

Статья 267 ТК РФ

Работник, чья жена находится в отпуске по беременности и родам

Статья 123 ТК РФ

Работник, который трудится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и сопровождает своего ребенка в возрасте до 18 лет в другую местность для поступления в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования

Статья 322 ТК РФ

Отпуск предоставляется на время поступления ребенка в возрасте до 18 лет в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другой местности

Лица, работающие по совместительству

Статья 286 ТК РФ, письмо Роструда от 08.05.2009

Отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по основному месту работы, работодатель по просьбе сотрудника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы

Инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий

Статьи 14—19 Закона РФ от 12.01.95

Работники, награжденные знаком «Почетный донор России»

Статья 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»

Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

Статьи 14—16, 18—20 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»

Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

Статья 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»

Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы

Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.93 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации, полных кавалеров ордена Славы»

Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы

Пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.97 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»

Работницы, являющиеся супругами военнослужащих

Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76 «О статусе военнослужащих»

Отпуск жене предоставляется в одно время с отпуском военнослужащего и в той же продолжительности. Если же ежегодный отпуск жены меньше о­тпуска мужа, жене по ее желанию должен предоставляться отпуск без сохранения заработной платы

Кроме того, отпуск в любое удобное время может предоставляться и другим категориям работников в соответствии с трудовым, коллективным договором или иным внутренним документом организации.

Как уже упоминалось, при составлении графика отпусков работодатель учитывает пожелания работников. А в каком документе можно собрать эти пожелания? И нужен ли единый документ по организации или удобнее использовать отдельные документы по каждому структурному подразделению? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя.

В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице, а затем передать заполненные формы в отдел кадров. Организации с небольшой численностью работников могут использовать и сводную форму для учета пожеланий всех сотрудников.

В любом случае при разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.

Приложение 1. Пример документа о распределении отпусков

Еще по теме  Инструкция по снятию денег умершего родственника со счета в Сбербанке

СПРАВКА О РАСПРЕДЕЛЕНИИ ОТПУСКОВ НА 2015 г.
Организационная единица: отдел главного бухгалтера

№ п/п

ФИО работника

Количество дней отпуска

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

1

Арсентьева А.Р.

14

14

2

Егоркина У.Д.

14

14

3

Захарова И.В.

14

7

7

4

Киселева О.И.

14

14

5

Мурашова А.А.

14

14

6

Яковлева Е.В.

14

14

Итого

14

14

14

14

28

21

21

14

14

14

Количество полных отпусков (28 календарных дней)

0,5

0,5

0,5

0,5

1

0,75

0,75

0,5

0,5

0,5

Нагрузка в %

8,3

8,3

8,3

8,3

16,7

12,5

12,5

8,3

8,3

8,3

Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения и работниками, и работодателем, ни одна из сторон не вправе в одностороннем порядке изменить установленные в нем даты начала и окончания отпуска (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому, несмотря на то что напрямую в ТК РФ это не указано, работодатель обязан довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков.

В противном случае работодателя могут признать виновным в нарушении норм трудового законодательства. Это подтверждают и суды (см., например, решения Смоленского областного суда от 20.05.2014 № 21-144/2014 и Мурманского областного суда от 01.08.2014 № 21-191/2014). Кроме того, Мурманский областной суд подчеркнул, что «…указание на то, что выявленные нарушения не ущемляют прав работников, не наносят им материального вреда, основанием для освобождения юридического лица от ответственнос­ти, по ст. 5.27 КоАП РФ, являться не может».

Мнение работника при составлении графика отпусков

Отметим, что трудовым законодательством не регламентирована форма ознакомления работников с графиком отпусков. По­этому работодатель вправе выбрать ему удобный вариант ознакомления работников с графиком.

Самый простой способ — ввести в график отпусков дополнительный столбец, в котором работники будут фиксировать факт ознакомления. Правда, здесь есть один минус. График отпусков составляется до начала календарного года. И к моменту, когда отпуск должен быть предоставлен, и работник, и его непосредственный начальник могут об этом просто забыть.

Удобнее второй способ — не позднее чем за две недели до начала отпуска отдел кадров составляет специальные извещения для каждого работника, у которого запланирован отпуск. В извещении указывается дата начала отпуска. При этом несколько усложняется документооборот, но у работника есть время перенести или как-то скорректировать ранее запланированный отпуск.

На практике часто возникает вопрос: а нужно ли вновь принятого работника знакомить с утвержденным графиком отпусков? В Трудовом кодексе нет подобного указания. Однако для планирования производственных процессов целесообразно внес­ти изменения в существующий график отпусков.

Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося. У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях.

Мнение работника при составлении графика отпусков

Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников. Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.

На больших предприятиях информация о желаемой дате отпусков собирается по цехам, отделам, подразделениям. Для удобства такая информация оформляется в виде ведомости по планированию отпусков работающих. Заполнение таких ведомостей является обязанностью руководства среднего звена, мастеров. Заполненная ведомость по подразделению предприятия поступает в ОК, где на основе всех ведомостей из подразделений будет составлена одна – сводная ведомость отпусков по предприятию.

Когда общая ведомость по отпускам готова, она нуждается в утверждении работодателя. При рассмотрении сроков предполагаемого отпуска сотрудника берется во внимание необходимость его присутствия на рабочем месте и рациональность распределения уходящих в отпуск внутри отделений (цехов). Пожелания работников при планировании отпусков бывают приняты во внимание, только если это не принесет ущерба производственному процессу.

Например, если при внимательном рассмотрении отпускного графика окажется, что несколько сотрудников в одно и то же время хотят отправиться на отдых, это нарушит рабочий процесс на предприятии. В таком случае руководитель может перенести время отпуска без согласия работающего. Обычно отпуска сотрудников со схожими должностными обязанностями даются в разные сроки, чтобы эти специалисты могли подменять друг друга.

Главные принципы работы

Многолетняя работа на предприятии не гарантирует работнику «льготного» положения при определении очередности и времени отпуска. Напомним, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Другими словами, здесь работодатель не связан требованиями ч. 2 ст. 122 ТК РФ, поэтому ограничений по стажу работы в текущем году, необходимому для предоставления отпуска, нет. Если работодатель при составлении графика отпусков учитывает пожелания работников, то работнику в будущем году отпуск может быть предоставлен и через два месяца после прошедшего ежегодного отпуска в текущем году, то есть через любое, даже небольшое время после очередного отпуска.

Если же работник не относится к льготным категориям, то работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника, но может пойти ему навстречу, если это возможно.

— если время отпуска по графику прошло и работник по каким-то причинам не отгулял весь отпуск или его часть. Обычно такая необходимость возникает, если сотрудник был отозван из отпуска или заболел во время его;

— если сотрудник просит о новых датах до отпуска, указанного в графике отпусков. Тогда можно как написать обычное заявление, так и сослаться на утвержденный график.

Если работодатель обязан предоставить отпуск работнику по его желанию или если он не против просьбы сотрудника о переносе дат отдыха, он должен издать приказ.

Как поступить с графиком отпусков в случае изменений? Если меняется период отпуска, то все данные, связанные с переносом отпуска, предусмотрены в документе. Так, дату следует поставить в графе 7 «Дата фактическая» графика отпусков после того, как сотрудник фактически использует отпуск. В графах 8 — 10 графика указываются причины изменений.

В графе 8 «Основание (документ)» отразите реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новый период отдыха. Графу 10 «Примечание» заполнять не обязательно, но там можно указать причины переноса отпуска, например то, что отпуск перенесен в связи с уходом в отпуск по беременности и родам супруги работника, как в примерах 3 — 4.

Некоторые специалисты вносят изменения в график отпусков, издавая соответствующий приказ. Наиболее вероятен случай, когда в график вносятся дополнения в связи с приемом нового сотрудника уже после утверждения документа. Однако документами, подтверждающими правомерное использование ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудником, который трудится у работодателя первый год, являются заявление и приказ об отпуске.

Подведем итоги. Отпуск должен предоставляться работнику каждый год в количестве не менее 28 дней (или более — в силу норм законодательства).

В графике отпусков должны быть предусмотрены отпуска работников, которые были приняты и после составления графика, если к моменту окончания года сотрудник проработает на предприятии 11 месяцев. Причем закон позволяет предусмотреть и предоставить отпуск таким «новичкам» и ранее этого срока, в том числе ранее шести месяцев стажа работника на данном предприятии.

Указанные изменения необходимо отражать в графике отпусков, внося в ранее утвержденный график изменения и/или дополнения и утверждая их приказом работодателя.

В некоторых случаях работодатель обязан запрашивать мнение по вопросу удобного времени будущего отпуска и учитывать его при составлении графика отпусков на следующий год.

Закон не налагает на сотрудника обязанность представлять работодателю при приеме на работу или перед составлением графика отпусков на очередной год документы, подтверждающие его право на отпуск в удобное для него время.

Работник, обладающий в силу закона правом на отпуск в удобное для него время, может выразить свое желание взять отпуск в любой момент, а не тогда, когда утверждается график отпусков. При этом внесенная в график информация о том, что ему предусмотрен отпуск, например, зимой, не будет иметь правового значения для реализации его права на отпуск в удобное для него время.

Еще по теме  Развод в загсе какие документы нужны для расторжения брака

Если самим законом сотрудник не отнесен к «льготной» категории работников, имеющих право выбора времени отпуска в удобное для них время, отпуск ему может быть запланирован самим работодателем и без учета его мнения.

Как видите, работодатель наделен большими правами в части определения очередности отпусков и приоритетного времени их предоставления работникам. Он, по сути, вправе предоставить отпуска не в «сезон» под предлогом того, что предоставление отпуска летом негативно скажется на производственном процессе.

составление графика отпусков

Но большинство работодателей в целях исключения конфликтных ситуаций по поводу очередности отпусков и соблюдения интересов работников перед составлением графика отпусков на будущий год все-таки руководствуются пожеланиями работников (запрашиваемых у них с учетом мнения их непосредственных руководителей), а не только нормами закона и правом на свое усмотрение устанавливать очередность отпусков.

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант — относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

Кому предоставляются дополнительные отпуска

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

При составлении графика нужно учитывать также дополнительные отпуска. Выясним, кому они положены. Имейте в виду, что дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Категории работников, кому предоставлено право на дополнительные отпуска, перечислены в табл. 2.

Таблица 2. Категории работников, которым полагаются дополнительные отпуска

Перечень категорий, имеющих право на дополнительный отпуск

Основание для использования

Количество дополнительных календарных дней

Работники, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда

Статья 117 ТК РФ

Минимальная продолжительность — семь дней. Продолжительность устанавливается внутренним документом организации

Работники, имеющие особый характер работы, в частности:

— врачи общей практики (семейные врачи) и медицинские сестры врачей общей практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих долж­ностях свыше трех лет;

— работники территориальных органов Чеченской Республики;

— работники командированные в Чеченскую Республику

Статья 118 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 30.12.98 № 1588, п. 5 постановления Правительства РФ от 31.12.94 № 1440

Для врачей общей практики и их медицинских сестер — три дня.

Для работников территориальных органов и командированных в Чеченскую Республику — два дня за каждый полный месяц работы

Работники с ненормированным рабочим днем

Статья 119 ТК РФ

Минимальная продолжительность — три дня. Продолжительность устанавливается внутренним документом организации

Работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Статья 321 ТК РФ

Работникам, постоянно работающим в районах Крайнего Севера, — 24 дня, в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — 16 дней

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их — уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска — основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска — 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Основные льготные категории состоят из работников возрастом до 18 лет, инвалидов, тружеников-педагогов и государственных служащих. В чём особенности каждой из них?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. Отпуска учителей и других педработников — от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права государственных гражданских служащих предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

Как внести изменения в график отпусков

По соглашению между работником и работодателем период отпус­ка может быть изменен.

составление графика отпусков на 2017 год

Работник вправе перенести свой отпуск по личным причинам (ст. 124 ТК РФ). При этом он должен написать заявление на имя работодателя с просьбой о переносе отпуска. На заявлении должна быть виза непосредственного руководителя работника и председателя профсоюзного органа (при его наличии). На основании заявления издается приказ о переносе отпуска. В приказе указывается причина переноса отпуска, а также новая дата начала и окончания отпуска. После этого вносятся изменения в график.

В связи с производственной необходимостью (например, для установки нового оборудования, ликвидации последствий аварии, увольнения другого сотрудника и т.п.) работодатель может также перенести отпуск на другое время или отозвать работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ). При этом требуется получить согласие работника.

Работник, не возражающий против переноса или незапланированного окончания отпуска, пишет заявление на имя руководителя, в котором указывает свое согласие. Заявление опять же визирует непосредственный руководитель и председателя профсоюзного органа (если он имеется). После этого работодатель издает приказ о переносе отпуска, на основании которого и вносятся изменения в график.

Если в отпуск идет вновь принятый работник, вносить изменения в график отпусков необязательно. Однако работодатель может сделать это по собственному желанию. В этом случае оформляется новый документ — приложение к графику отпус­ков. В нем указываются данные и информация об отпусках новых работников.

Если изменения в график не вносятся, кадровые документы оформляются в обычном порядке. Работник пишет заявление на отпуск и издается приказ о предоставлении отпуска, после этого данные об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Как быть с льготными категориями

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

Еще по теме  Приказ об отпуске с последующим увольнением образец 2020: как и в какие сроки оформляется предоставление

http://fb.ru/misc/i/gallery/7385/1822692.jpg

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени — статья 286 TK).

3. Работникам-супругам военнослужащих (отпуска мужа и жены в данном случае обязаны совпадать — статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком — статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам — статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

  • почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
  • Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
  • чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
  • лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
  • сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Льготные категории сотрудников находятся на особом положении. Отметим, что льготы для инвалидов не распространяются на приоритетное право по отдыху в удобное для них время. Но исключение составляют инвалиды войн или лица, принимавшие участие в боевых действиях (пп. 17 п. 1 ст. 14 № 5-ФЗ), которые имеют право выбирать время отпуска и чей отпуск составляет не менее 35 дней. По своему желанию отправляются в отпуск работники младше 18 лет, а их отпуск будет не менее 31 дня (ст. 267 ТК РФ).

Также сами планируют время ежегодного отпуска родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ). Отпуск в желаемое время положен и мужчинам, жена которых рожает или недавно родила (ст. 123 ТК РФ). В этом случае желание работника при составлении графика отпусков обязательно будет учтено без влияния фактически отработанного им за год времени.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут «сгореть»? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой «просроченный» отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей «задолженности» по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. «Сгореть» отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером…

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление — в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму).

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним — в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например — причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа — год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector