Корпоративная карта дополнительные преимущества и документы для открытия корпоративной карты

Правило 1. Операции по дебетовой корпоративной карте учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Проводки, которыми отражаются операции по карте, зависят от ее типа: кредитная или дебетовая. Но в любом случае рекомендуем использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», открыв для него субсчета с разбивкой по тем работникам, кто использует корпоративные карты. Ведь в экономическом смысле деньги на карте — это подотчетные средства.

Проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» бухгалтер сделает после того, как с карты будут списаны деньги за счет кредитного лимита. Не имеет значения, будет это снятие наличных или оплата за товар по безналу. То есть кредит считается полученным только после того, как компания им воспользуется.

Для этого необходимо собрать подлинники документов, которые подтвердят расходы, и внести их в авансовый отчет. Такими документами могут быть квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки.

Бухгалтер может проверить, насколько правильно и полно работник заполнил этот документ, запросив в банке ежемесячный отчет по корпоративной карте.

Оформите корпоративную карту себе и сотрудникам. Покупайте товары, выдавайте деньги под отчет, снимайте наличные

Оформить

По распоряжению руководителя взыскать деньги из зарплаты работника можно в следующих ситуациях:

• Если работник не представил документы, которые подтвердят расходы.
• Если сотрудник потратил деньги не по назначению.

Скорее всего, за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба не получится. Дело в том, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % от суммы заработка (ст. 138 ТК РФ). Если же работник будет против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, вернуть деньги можно только через суд.

Банки активно предлагают всем клиентам-юрлицам выпуск и использование корпоративной карты. Зачем нужны предприятиям такие карточки, как их оформить, и во сколько обойдется обслуживание?

статьи:

1. Для каких целей;
2. На что можно;
3. На что нельзя;
4. Как оформить корпоративную карту;
5. Преимущества использования;
6. Все дело в пакете;
7. Пополнение и использование.

Обязательно прочтите о подключении интернет-банкинга.

Для каких целей?

Корпоративные карты используют, пре­жде всего, для упрощения мелких расчетов и контроля за ними.

“Корпоративные карты эксплуатируются на цели, связан­ные с основной хозяйственной дея­тельностью, командировками, пред­ставительскими расходами. По сути, это те же цели, на которые ранее сни­мались наличные по чеку для выдачи под отчет сотрудникам”.

Теперь, чтобы не возиться с налично­стью, руководители и собственники бизнеса предпочитают использование корпоративной карты. Таким образом, большую часть деловых трат проводят через карточки.

Как и для чего оформля­ется корпоративная карта, и в каком случае ее нельзя использовать?

Как и для каких целей осуществить использование корпоративной карты? Для всего, что непосредственно связано с работой предприятия. Например, для закупки товаров, расчетов с постав­щиками, приобретения канцтоваров, мебели и техники для офиса, оплаты счетов на автозаправочных станциях и на СТО.

И, конечно, такие карты оформляются на сотрудников, кото­рые часто отправляются в команди­ровки, чтобы они могли использовать средства для оплаты отелей, аренды автомобиля, приобретения авиа и ж/д-билетов, расчета в ресторанах.

«Количество, выпускаемых корпора­тивных карт для юридических лиц не ограничено, но, как правило, зависит от количества сотрудников, которые часто ездят в командировки.

Если же таковых нет, а карта нужна только для расчетных операций, то, как правило, выпускается одна».

На что нельзя

Запретов на использование такого пластика – не много. Под запрет подпадают операции, связанные с инвестиционной деятельностью, внешнеэкономиче­скими контрактами, перечислением зар­аботной платы и социальными выплатами.

Прежде чем оформить работникам корпоративные карты, предприятие открывает текущие счета в банке и подключает пакет расчётно-кассового обслуживания.

Затем руково­дитель предприятия (и/или главный бухгалтер) подает в банк заявление и подписывает дого­вор об открытии карточных счетов, а сотрудники – держатели карточек заполняют анкету и предоставляют в банк копию паспорта и справки о при­своении ИНН.

Использование корпоративной карты позволяет руководству с легкостью контролиро­вать служебные траты.

• Во-первых, с помощью установки лимитов на использование средств (например, 250 $ в неделю или 1000 $ в месяц).
• Во-вторых, в системе интернет-клиент-банкинга ряда крупных банков есть возмож­ность просматривать информацию о транзакциях корпоративных карт, получать выписки по таким карточкам за определенный период (отчетный месяц).

«В интернет-банкинге кли­енты могут не только просматривать транзакции по корпоративным картам, но и осуществлять их пополнение, возврат средств, устанавливать лимиты».

К сожалению, управление и использование корпоративной карты онлайн доступно не во всех банках. Хотя такой сервис становится доступен во все более широком круге банков.

Если в онлайн-банкинге банка нет возможности видеть транзакции по картам и формировать выписки, придется заказывать такие выписки отдельно через колл-центр или отделе­ние банка. Там же необходимо решать вопрос установки и изменения лими­тов по бизнес-карточкам.

Все дело в пакете

Обычно банки предлагают оформить одну-две корпоративные карты в рамках пакета расчетно-кассового обслуживания – в этом случае годо­вая абонентская плата за отдельные карты может и не взиматься.

Но только за первоначальный выпуск (карта выпускается на два года), в дальней­шем за перевыпуск банк будет брать по 2-10 $ за каждую карточку.

Если карт нужно больше, чем предпо­лагает пакет РКО, они заказываются дополнительно, и за каждую вно­сится плата за годовое обслуживание. Обычно это – 4-15 $ за одну выпущенную карту. Но может быть и 15-30 $.

Итоговые расходы зависят от класса карточки.

«Банк выпускает только персонифицированные (именные) корпоративные карты.

Самые бюджетные карты – Visa Business, Visa Classic и MasterCard Debit Business. За годовое обслужи­вание одной такой карты нужно отдать 3-10 $. Также банки предлагают оформить “пластик” более высокого класса, обычно это – Chip Visa Gold или MasterCard World.

Корпоративная карта Альфа Банка

Что такое корпоративная карта? Это идеальное средство контроля и организации оплаты хозяйственных, представительских, командировочных расходов сотрудников вашей организации.

Корпоративную карту удобно использовать сразу для нескольких видов расходов. Например, это могут быть расходы, связанные с основной деятельностью компании:

• Расчеты с поставщиками и закупка товара.
• Оплата тех услуг, которые связаны с главной деятельностью компании.

Так же карту можно потратить на представительские и командировочные расходы, среди которых:

• оплата за еду в ресторане;
• приобретение билетов;
• оплата за проживание в гостинице;
• аренда машины;
• выплата суточных.

Карточку можно использовать и на накладные и хозяйственные расходы, среди которых:

• приобретение программного обеспечения, различного офисного оборудования, канцтоваров;
• закупка в интернете (например, книги, обучающие материалы и так далее);
• оплата курьерских и каких-либо иных услуг;
• иные хозяйственные расходы.

Существует несколько типов корпоративных карт от Альфа-Банка. Это:

• Visa Business и Visa Corporate Silver. Этот вид карт предназначен для сотрудников и руководителей, которым нужны одновременно удобный набор функций и невысокие затраты на обслуживание.
• Visa Business Gold/Platinum и Visa Corporate Gold/Platinum. Этот вид карт предназначен для руководителей и владельцев предприятий. Выгодная категория карт дает клиентам доступ к привилегиям, которые предоставляются системой VISA и Альфа-Банком.
• VisaPurchasing карта создана специально для повседневных закупок – таких как продукты питания, расходные материалы, канцелярские товары и так далее.

Как выглядят карты

Карты типа VisaBusiness и VisaCorporateSilver выполнены в едином классическом стиле с изображением ночного города на передней части карточки.

VisaBusinessGold/Platinum и VisaCorporateGold/Platinum, в зависимости от типа карточки, выполнены в золотом или платиновом цвете.

Последняя карта, карта   VisaPurchasing, изображает совершение интернет-покупок.

Существуют и иные корпоративные карты от Альа-Банка, представленные ниже.

Особенности

Корпоративные карты от Альфа-Банка отличают следующие особенности:

• Прежде всего экономятся деньги и время. Благодаря картам вы можете сократить операционные расходы и то время, которое тратится на получение выдачу подотчетных сумм. Ежемесячно выполняемый отчет позволяет просто и быстро проверить оплаченные чеки, причем для этого даже не нужно вести бумажную бухгалтерию и документацию.
• Все под контролем. Для каждого типа карты устанавливается свой лимит расходов, а так же подключается СМС-оповещение, сообщающее о совершающихся операциях (услуга под названием «Альфа-Чек Бизнес»).
• Карты отличаются и высокой безопасностью. Если карта была украдена или потеряна, вы всегда можете заблокировать ее по телефону. Так же все операции по данному типу карты осуществляются при поддержке 3-D Secure – это одна из самых современных технологий обеспечения безопасности платежей, осуществляемых в сети интернет.
• Сотрудники всегда чувствуют себя более комфортно при деловых поездках, осуществляемых за рубеж. Все дело в том, что вам не придется менять рубли на иностранную валюту и декларировать денежные средства. Кроме того, за границей для вас доступна экстренная выдача средств, если вы потеряете карточку.
• Высокая технологичность. Данные карты поддерживают такие технологии, как ApplеPay, SamsungPay, GooglePay, благодаря чему различные покупки можно осуществлять бесконтактным путем. Кроме того, в своем интернет-банке вы можете отслеживать движение средств по счетам и переводить деньги на нужные карточки.

Все это позволяет упростить работу компании и управление расходами в том числе.

Корпоративную карту от Альфа-Банка можно использовать для множества типов расходов.

Подробную информацию о корпоративных картах можно узнать из видеоролика

Например, это могут быть расходы, связанные с работой компании, среди которых:

• расчет с поставщиками и приобретение товаров;
• оплата по тем услугам, которые связаны с деятельностью компании.

Так же средства с карты могут быть потрачены на представительские и командировочные расходы, среди которых могут быть следующие траты:

• оплата посещения ресторана;
• приобретение различных билетов – например, билетов на самолет или в кино;
• так же с помощью карты можно расплатиться за проживание в гостинице;
• с карточки можно снять средства за аренду машины;
• с той же карточки можно получать суточные.

С помощью карточки могут быть оплачены и накладные и хозяйственные расходы – такие как:

• приобретение различного программного обеспечения для компании, офисного оборудования или даже канцелярских товаров;
• так же с помощью карты могут быть совершены покупки, осуществляемые в интернете – например, таким образом можно купить книги, обучающие материалы и так далее;
• обзаведитесь корпоративной картой, и вы сможете с ее помощью оплачивать курьерские и другие услуги специалистов.
• Так же картой можно оплачивать и иные хозяйственные расходы.

Как получить

Итак, давайте разберем, каким образом можно получить корпоративную карту.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
   • закупка товара, расчеты с поставщиками;
   • оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
2. Командировочные и представительские расходы:
   • оплата счета в ресторане;
   • покупка билетов;
   • оплата проживания в гостинице;
   • аренда автомобиля;
   • суточные сотрудникам;
   • оплата услуг переводчика;
3. Хозяйственные и накладные расходы:
   • покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
   • покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
   • оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
   • прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
4. Транспортные расходы:
   • оплата бензина;
   • расходы на обслуживание служебного транспорта.

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

• покупка товаров в личных целях;
• оплата заработной платы;
• оплата социальных платежей;
• погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Правило 3. Работник должен отчитаться о деньгах, потраченных с карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Правило 1. Операции по дебетовой корпоративной карте учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно учесть, как затраты на услуги банка в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Так же считают и судьи (Постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/450-10-1,2, ФАС Уральского округа от 29.10.

В учете бухгалтер сделает запись: Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 51 — отражена комиссия за ведение и обслуживание счета по корпоративной карте.

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации